Il s’agissait pour nous d’un projet stratégique. L’important était de respecter l’échéancier et le budget, tout en ayant une solution optimale. Mission accomplie.

Jean-françois Bergeron, Vice-président, Technologies et Systèmes d’information chez Kruger

À propos de Kruger

Fondée en 1904, la société Kruger est un important producteur de papiers pour publications; de papiers à usages domestiques et industriels; de bois d’œuvre et autres produits du bois; de boîtes de carton à base de fibres recyclées; d’énergie verte et renouvelable; et de vins et  spiritueux. Elle est également  l’un des principaux recycleurs  de papiers et cartons en Amérique du Nord. La société Kruger possède des établissements au Québec, en Ontario, en Colombie-Britannique, à Terre-Neuve-et-Labrador, ainsi qu’aux États-Unis.

Réalisation

Soucieuse de standardiser ses systèmes informatiques et  processus d’affaires dans une dizaine d’usines, la société Kruger a fait appel au Groupe Conseil ERA pour redéfinir son modèle corporatif et procéder à la migration de JD Edwards World 7.3 à EnterpriseOne 9.0 dans l’usine de Wayagamack à Trois-Rivières. Forte de ce projet réussi, Kruger a confié à ERA la migration des systèmes de ses autres usines.

Bénéfices

  • Migration réalisée dans les temps et budgets établis•
  • Mise en place d’une plate-forme et données de bases communes•
  • Standardisation et optimisation des processus•Baisse du coût total de possession (TCO)
  • Simplification de la création de rapports financiers
  • Mise en place d’un environnement de services partagés
  • Flexibilité accrue
  • Plus grande autonomie des utilisateurs

Besoins

Au fil des années, la société Kruger a procédé à de nombreuses acquisitions et s’est ainsi retrouvée avec des systèmes informatiques disparates. «Il devenait de plus en plus dispendieux de maintenir toutes ces solutions différentes, d’une part, parce que cela exigeait de nous des connaissances diversifiées, et d’autre part, parce que, chaque fois que nous voulions optimiser un processus d’affaires, il fallait le faire sept à huit fois », a déclaré  M. Bergeron. Kruger a donc décidé de migrer tous les systèmes de gestion des opérations de sa division industrielle vers une plate-forme commune et de profiter de l’occasion pour standardiser et optimiser ses processus d’affaires. Pour ce faire, elle a choisi d’utiliser son usine de Wayagamack comme modèle.

« En commençant par une usine, nous nous donnions la possibilité de créer des services partagés », a poursuivi M. Bergeron.

Choix de la solution et du partenaire

Le choix technologique s’est naturellement porté sur la version la plus récente de JD Edwards EnterpriseOne puisque certaines des usines de Kruger utilisaient des produits de la même famille et que la société disposait déjà de cette expertise à l’interne.  Après avoir mené un processus de sélection rigoureux incluant quatre partenaires, Kruger a finalement porté son choix sur le Groupe Conseil ERA, un partenaire d’expérience qui propose à ses clients l’expertise d’un grand cabinet, allié à la souplesse d’une entreprise de plus petite taille.

« C’est ce qui a fait pencher la balance en leur faveur », a expliqué M. Bergeron.

Bénéfices

Le projet avait essentiellement deux livrables : migrer de la version 7.3 de JD Edwards World à la version 9.0 d’EnterpriseOne et bâtir un modèle révisé des processus d’affaires de Kruger pour qu’ils puissent être déployés dans ses autres usines. L’implantation de la nouvelle solution a été un véritable succès.

«Nous avons respecté les budgets et échéanciers, alors qu’il s’agissait tout de même d’une mise à jour importante », a indiqué  M. Bergeron.

En ce qui concerne l’amélioration des processus d’affaires, le plus grand défi était sans doute de maximiser l’outil mis en place tout en gardant la saveur de l’entreprise. ERA a su  démontrer sa connaissance approfondie de JD Edwards, mais aussi et surtout sa capacité à interpréter et identifier les pratiques d’excellence, et à les mettre en œuvre. Redéfinir les processus d’affaires d’une entreprise comme Kruger n’est pas un projet  inhabituel, mais il comporte néanmoins de nombreux risques de dérapage. ERA avait soigneusement planifié la portée du projet. Du coup, il y a eu très peu de changements au plan de projet et l’équipe d’analystes de l’entreprise a pu se consacrer à l’optimisation  de l’intégration des processus d’affaires. Kruger a notamment redéfini son cycle d’achat avec un niveau d’approbation plus granulaire pour un meilleur contrôle interne.  De plus, M. Bergeron considère que le nouveau processus de maintenance préventive  de l’équipement n’a rien à envier aux meilleurs produits spécialisés dans le domaine. Certains bénéfices ne se feront sentir que dans quelques mois, quand Kruger aura complété la migration de ses autres usines. Kruger utilisera alors un même système et  des standards communs pour tous, tout en tenant compte des spécificités de chacune des usines.

« Pour nous, le plus gros gain est d’utiliser EnterpriseOne dans toutes nos usines, tout en respectant leurs spécificités propres. Nous allons ainsi pouvoir diminuer nos coûts administratifs et de maintenance, gagner en efficacité, mieux analyser et gérer les performances, offrir certains services partagés, faciliter le déplacement des ressources d’une usine à l’autre, et bénéficier d’une plus grande flexibilité pour remanier nos processus.» se réjouit M. Bergeron.

Les forces d’Era

Selon M. Bergeron, « ERA se distingue par la compétence de ses ressources, sa grande flexibilité, et l’excellence de sa gestion de projets. » Pour ERA, l’intérêt du client est clairement une priorité et tout nouveau projet est une occasion de le démontrer. À cet effet, ERA comprend que chaque client et chaque implantation sont différents et qu’il est essentiel de faire preuve de flexibilité. C’est pourquoi elle prône une approche de livraison en partenariat et s’efforce d’étroitement intégrer son équipe à celle du client.

«L’équipe d’ERA s’est si bien intégrée à la nôtre, que nous avions tous l’impression de faire partie de la même entreprise. » a conclu M. Bergeron.

C’est sans doute ce qui explique le développement d’un sentiment d’appartenance qui fait que chez ERA, la réussite d’un projet est avant tout une question de fierté personnelle.